09.09.2022
Olemme viimeiset kaksi ja puoli vuotta eläneet epävarmassa ja pelokkaassa maailmassa. Olemme seuranneet suosituksia ja rajoituksia sekä toivoneet, että omalla toiminnallamme suojaamme itseämme ja läheisiämme. Toivottavasti rajoitusten aika on ohi ja elämä palaa niin normaaliksi kuin
se on mahdollista, vaikka moni asia onkin muuttunut luultavasti pysyvästi.
Tein Kokoomusnaisten tulevaisuuskoulutuksen päättötyönä oppaan tapahtumajärjestämiseen. Idea oppaaseen tuli oman kokemuksen kautta. Liittyessäni Kokoomusnaisiin kuusi vuotta sitten, kaipasin monipuolisempia tapahtumia. Usein tuntui, että tapahtumat keskittyivät varainhankintaan enkä löytänyt sitä poliittista sisältöä, mitä olin odottanut.
Moni yhdistys kamppailee tällä hetkellä samojen ongelmien parissa: miten yhdistyksen toiminta pidetään aktiivisena ja mistä löytyy uusia jäseniä? Jotta yhdistys pysyy hengissä, on sen toiminta oltava mielenkiintoista ja innostavaa. Uskon, että tämän kaiken keskiössä ovat onnistuneet tapahtumat. Ja nyt jos joskus tapahtumille on tilausta.
Ideasta tapahtumaksi
Hyvä tapahtumakonsepti on kaiken lähtökohta ja sen tulee elää ajassa ja olla yksinkertainen. Parhaimmillaan se on myös hyödynnettävissä yhä uudestaan, jolloin tehokkuus lisääntyy ja kustannukset pienentyvät. Ja kun tapahtumaa lähdetään ideoimaan, on myös hyvä muistaa, että ensimmäinen idea ei aina ole paras.
Idean löydyttyä on vastattava muutamaan kysymykseen: miksi, kenelle, missä ja milloin? Olennaista on, että kaikilla järjestäjillä ja osallistujilla on ymmärrys, miksi tapahtuma on järjestetty. Tapahtuman kohderyhmä puolestaan vaikuttaa järjestelyihin niin paikan kuin ajankohdankin suhteen. Pääsevätkö osallistujat helposti paikalle osallistumaan tapahtumaan? Onko alueella muita vastaavia tapahtumia samoihin aikoihin? Onko päivä ja kellonaika sopivia? Arki-illat esimerkiksi voivat olla hankalia niin ruuhkavuosia eläville vanhemmille kuin luottamustoimissa istuville järjestöaktiiveillekin.
Ja sitten pääsemmekin keskustelemaan rahasta. Usein poliittisessa järjestötoiminnassa toimitaan oman kokemukseni mukaan pienellä, lähes olemattomalla budjetilla. Onkin hyvä miettiä, mihin rahaa käytetään ja miten se hyödyttää tapahtumaa. Menoja voi kattaa esimerkiksi myymällä lippuja tapahtumaan tai oheismyynnillä. Kokoomusnaiset tukevat myös yhdistyksiä rahallisesti, joten on hyvä selvittää, kuinka paljon tukea on mahdollista saada ja mitä se edellyttää tapahtumalta.
Jos tapahtumalle haetaan sponsoreita, heitä tulee lähestyä selkeällä tapahtumakonseptilla, josta selviää tarvittavat tiedot. Mahdollista yhteistyökumppania ei kiinnosta pelkät alustavat ideat ja epämääräiset vaihtoehdot vaan he kaipaavat selkeitä suunnitelmia ja asiallista viestintää. On myös hyvä kertoa, millaista rahallista panosta haetaan ja mitä sponsori sillä saa.
Monesti sponsorit vieroksuvat poliittista toimintaa. Onkin hyvä selittää lähestyttävälle taholle, millä tavalla politiikka näkyy tapahtumassa. Jos tapahtuman teemana on hyväntekeväisyys, yrityksiä on helpompi saada mukaan.
Yksi todella tärkeä osa tapahtumaa on markkinointi ja se kannattaa aloittaa sisäisestä markkinoinnista. Tällä tarkoitetaan niitä toimenpiteitä, joilla kerrotaan tapahtumasta organisaation sisällä. On äärimmäisen tärkeää, että yhdistyksen jäsenet ja erityisesti tapahtuman järjestämiseen osallistuvat tietävät mitä tehdään ja miksi. Innostuneet järjestäjät markkinoivat tapahtumaa eteenpäin myös omille verkostoilleen.
Kannattaa tutustua erilaisiin tapoihin tehdä markkinointia. Sosiaalinen media on edullinen ja tehokas väline, jolla tavoittaa suurimman osan kävijöistä. Jos tapahtuma on suunnattu iäkkäämmälle väestölle, printtimainontaa kannattaa harkita.
Tapahtuman jälkeen on muistettava jälkimarkkinointi. Osallistujia kiitetään osallistumisesta ja palataan tapahtumassa alkaneeseen keskusteluun. Hyödynnetään uusia syntyneitä verkostoja ja markkinoidaan yhdistyksen toimintaa heille.
Yhteisöllisyyttä ja hyviä puhujia
Osana päättötyötä tein kyselytutkimuksen Kokoomusnaisten jäsenistölle. Vastausten perusteella suurin osa kaipasi yhteisöllisiä tapahtumia, neljännes vastaajista taas mielellään osallistuisi vahvasti poliittisiin tapahtumiin. Tämä mielestäni kuvaa hyvin yhdistystoimintaa: tärkeintä on yhdessä tekeminen ja viihtyminen.
Vastauksista kävi ilmi, että parhaiten osallistujia keräsi tapahtumat, joissa oli hyvät puhujat tai muuta aktiviteettia. Tärkeimmäksi työkaluksi tapahtuman onnistumisen kannalta koettiin hyvä markkinointi sekä suunnittelu.
Toivon, että tästä kirjoituksesta löytyy hyviä vinkkejä onnistuneeseen tapahtumaan ja rohkeutta lähteä sellaista järjestämään. Toivotankin teille tapahtumantäyteistä loppuvuotta, vahvaa vaalikampanjaa ja annan teille hyvän vinkin erään kyselyyn vastanneen sanoin: “Sellaiset tapahtumat
keräävät osallistujia, joissa jutellaan rennosti. Ei pönötetä.”
